新手档案员需要掌握的“归档”常识

归档的对象是文件材料。

1.什么是文件？

《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）规定，文件是指国际机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

2.什么是机关文件材料？

第8号国家档案局令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定，机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

3.什么是归档文件？

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）规定，归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

通俗的说，文件材料可以是带有红头的正式公文，加盖公章的介绍信，报送的统计表格，拍摄录制的照片、录像等。

· 文书档案的收集和归档范围

文书档案的收集，可以从以下几个方面着手收集，再对照8号令的归档范围，就基本上能够做到收集齐全了。

（1）会议有党组（党委）会议、行政办公会、工作会议、专题会议等会议的会议记录和会议纪要。实际工作中，由于工作的需要机关单位可能会联合召开会议举行活动，召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

（2）公文类文书包括发文和收文两大小类。发文，以本单位名义签发的各种文件，《党政机关公文处理工作条例》规定有15种文件种类，按照《党政机关公文格式》要求拟制文件。公文种类主要有十五种，包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。正式公文的发文代字一般有两种类型，一种为有文号的，一种为无文号的。发文一般都需要归档。收文，上级、同级、下级都有可能发送文件到相关单位处理各种事宜。一般，同级收文和对口的直接上级收文数量较多。收文应根据文件重要程度和相互关联性，应归则归，不应归则不宜归。

（3）事务类文书，除上述外，其他应归档内容。计划类，包括计划、规划、方案和安排等；报告类，包括总结、述职报告、调查报告、调研报告、综合性报告等；规章类，包括章程、条例、办法、规则、规程、制度、守则、公约等；简报类，包括工作简报、情况反映、信息通报、信息通讯、工作动态、内部参考、大事记、组织沿革等；会议类，包括会议计划、安排、通知、名单、议程、报告、会议记录、讲话稿、开幕词、闭幕词等；其他，包括人事调动（介绍信、函）、花名册（职工名册，干部名册，党团员、工会会员名册）、采购（招标书、投标书、中标通知书、合同、验收）、活动材料（党建、文明创建等）、报表（各种类型的月报、季报、年报）、邀请信、感谢信、贺信、请柬、合同、协议、协定、议定书、备忘录、意向书等。